AkzoNobel besloot in juli 2016 de boot van het bedrijf Steam BV met schipper Simeon Tienpont te sponsoren voor 14 miljoen euro, opdat Steam/Tienpont deel kan nemen aan de Volvo Ocean Race. 

 

Tussen juli 2016 en de start van de eerste etappe van de race op 22 oktober 2017 hebben zich allerlei complicaties voorgedaan tussen sponsor AkzoNobel en Steam/Tienpont. 

 

Deze complicaties over doelen, budget en bevoegdheden & verantwoordelijkheden kunnen een eventuele volgende keer voorkomen worden met

DirectIT projectmanagement-principes:

• Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten het expliciet eens zijn over het projectdoel
• Bij aanvang van het project moet het benodigde budget beschikbaar zijn
• De opdrachtgever moet vanaf het begin de projectmanager aansturen op resultaat.

Hieronder vind u een analyse van achterliggende complicaties en een uitleg van de DirectIT oplossingen.

 

Analyse van complicaties

 

Doelen verschillen

Sportman Tienpont heeft als primair doel: de race winnen. Secundaire doelen voor hem zijn binnen budget blijven en bijdragen aan de marketing van zijn sponsor. Verf- en chemiebedrijf AkzoNobel heeft als primair doel marketing bedrijven met de race, op de door hun gewenste manier en bínnen het gestelde budget. Als secundair doel zou het natuurlijk mooi zijn als de race ook nog een gewonnen wordt.

 

Onvoldoende budget 

Steam/Tienpont had aan AkzoNobel in januari 2016 om 18 miljoen euro gevraagd, maar kreeg in juli 2016 14 miljoen. Steam/Tienpont moest zelf co-sponsors vinden voor de ontbrekende 4 miljoen vóór 31 december 2016. Deze deadline wordt niet gehaald. Het project loopt echter al en vanaf januari 2017 met onvoldoende budget.

 

Verschil van mening over bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Tienpont besluit zelfstandig waaraan hij, wanneer en in welke mate het budget uitgeeft. Tevens communiceert hij zelfstandig in de media. AkzoNobel wil betrokken worden in communicatie-uitingen van Tienpont en wil dat hij zijn uitgaven geleidelijk verdeelt over de tijd, voorzien van een detailrapportage.

 

Oplossingen

 

Projectdoel

Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten het expliciet eens zijn over het projectdoel.

 

Zeilen op topniveau is kostbaar vanwege de hoge materiaalkosten. Daarbij komt dat deze kostbare materialen ook nog door onbeheersbare weersinvloeden kapot kunnen gaan. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld hardlopen op topniveau. Een sprinter heeft nodig: inkomen om van te kunnen leven en van te kunnen reizen naar wedstrijden, kleding en hardloopschoenen, een trainer en toegang tot een atletiekbaan. Dit is in grote mate voorspelbaar en beheersbaar.

 

De verschillende doelen Tienpont en AkzoNobel zijn beiden verdedigbaar, maar niet verenigbaar. Dus in een volgend project, moet óf Tienpont accepteren dat winnen ondergeschikt is aan het budget halen en het meedoen aan marketingactiviteiten, óf AkzoNobel moet accepteren dat het budget overschreden kan worden en dat marketing bedrijven ondergeschikt is aan winnen. Lukt het niet om overeenstemming te bereiken over het projectdoel, dan moeten Tienpont en AkzoNobel niet gaan samenwerken.

 

Budget

Bij aanvang van het project moet het benodigde budget beschikbaar zijn.

 

Een project moet niet starten als bij aanvang het niet zeker is dat er voldoende budget beschikbaar is. Een alternatief is te starten met het projectbudget dat wél zeker beschikbaar is. Toegepast op AkzoNobel/Tienpont: het project had moeten starten in juli 2016 op basis van maximaal 14 miljoen budget. Eventuele co-sponsors brengen dan 4 miljoen bonus-budget binnen dat als meevaller geldt en dat dan pas uitgegeven kan worden aan bijvoorbeeld materiaal dat de kans op winst verhoogt. Komen die co-sponsors niet, dan blijft de begroting sluitend op de ingezette 14 miljoen.

 

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De opdrachtgever moet vanaf het begin de projectmanager aansturen op resultaat.

 

Een opdrachtgever stuurt een opdrachtnemer/projectmanager aan en rekent haar of hem af op resultaat. De opdrachtnemer is vrij in hoe hij de projectprocessen uitvoert. Het alternatief - aansturing op projectprocessen - zou theoretisch kunnen, maar dit ontslaat de opdrachtnemer dan van de verantwoordelijkheid voor het bereiken van het projectdoel; een ongewenste situatie. Maar in ieder geval moet er geen mix toegepast worden van deels aansturing op resultaat en deels aansturing op processen, helemaal niet als vooraf onduidelijk is hoe die mix er dan uit ziet. AkzoNobel had Tienpont moeten aansturen op het overeengekomen projectdoel, waarbij AkzoNobel natuurlijk wel randvoorwaarden kan stellen ten aanzien van secundaire projectprocessen zoals de financiële rapportage en de communicatie in de media.

 

Bron: NRC Handelsblad 28 oktober 2017